Förändringar kan innebära risker

Att analysera vilka risker som finns i farliga miljöer, i stora projekt och nya processer är oftast självklart. Men att göra en strukturerad riskanalys vid en organisatorisk förändring är kanske inte lika självklart. AstraZeneca riskgranskar metodiskt sina förändringar i verksamheten. Fokus ligger på människan.

Medan omorganisationen pågår ska företaget fortsätta sin verksamhet och medarbetarna ska jobba effektivt, målinriktat och med samma kvalitet som vanligt.

Susanne Roos, riskingenjör, Inspecta, har lång erfarenhet av riskanalyser.

– Om inte människan bakom maskinen mår bra eller inte har rätt kompetens för sin uppgift är risken stor att han eller hon kommer att påverkas negativt och att arbetet inte heller blir rätt utfört, säger Susanne Roos, riskingenjör, Inspecta

– Därför är det är viktigt att lyfta upp vad förändringen innebär konkret för personerna som är berörda och hur människan påverkas psykiskt av förändringen. Om förändringen innebär risker och hur allvarliga dessa är i så fall och, kanske det viktigaste, ta fram en åtgärdsplan för att minska riskerna så långt det är möjligt, säger Susanne Roos.

AstraZeneca har kommit långt

AstraZeneca har tagit dessa risker på allvar och utarbetat en metod och strukturerad process för riskgranskningar. Avdelningen Safety, Health and Environment (SHE) är en stödfunktion som hjälper den övriga verksamheten med riskgranskningar av både teknisk karaktär och vid organisationsförändringar.

Syftet med riskgranskningarna är att minska risken för ohälsa i samband med organisatoriska förändringar. Det innebär att identifiera vilka risker som finns och hur företaget ska hantera dem för att minska de negativa effekterna. Allt sker utifrån ett individperspektiv.  

Helena Wadsten, Astra Zeneca
Helena Wadsten, Astra Zeneca
– Vi gör alltid en riskgranskning vid en omorganisation som kan påverka personalen utifrån ett psykosocialt perspektiv, säger Helena Wadsten, chef för SHE-avdelningen i Södertälje.

Riskgranskning identifierar behoven

Susanne Roos arbetar som konsult åt AstraZeneca som riskgranskningsledare. Hon går metodiskt igenom förändringen och identifierar risker tätt tillsammans med representanter från verksamheten, fackliga ombud och skyddsombud.

– Det viktiga är att identifiera behoven och att i största mån försöka att inte missa något. Allt för att undvika eller minska riskerna så mycket som möjligt, säger Susanne Roos som menar att det ofta är en stor fördel att komma utifrån för att lättare kunna ställa alla nödvändiga frågor.

– Det ger större möjligheter att upptäcka luckor och risker när du inte är direkt berörd eller involverad i verksamheten eller förändringen.

Vad ska du göra om du står inför organisationsförändringar?

Susanne Roos ger tips kring hur du ska hantera riskerna vid en organisationsförändring.

– Det är viktigt att se en förändring av organisationen på samma sätt som vilken annan förändring som helst. Gör en noggrann riskanalys och bedöm sannolikhet och konsekvens som vid mer tekniska analyser. Den stora skillnaden är att kriterierna kommer att vara annorlunda.

Några exempel på frågor som brukar komma upp vid förändringar av en organisation:

  • Vad innebär förändringen konkret, i den dagliga verksamheten?
  • Hur påverkas olika individer?
  • Påverkas alla individer lika?
  • Vilka risker kan det tänkas medföra?  
  • Är det olika arbetssätt som ska jämkas ihop som inte passar?
  • Kan enskilda personer komma att må psykiskt dåligt?
  • Är det några medarbetare som måste sluta?
  • Finns det risk för ryktesspridning?

Susanne Roos poängterar att ett samarbete med personer på olika funktioner i verksamheten är viktigt för att få med alla aspekter och ta fram en åtgärdslista utifrån identifierade risker.

Insikt om risker

– När riskanalysen är genomförd och vi går igenom vad vi har identifierat får jag ofta ett kvitto på att riskgranskning ger effekt och är viktigt.  Kommentarer som ”Oj, vi som inte trodde vi hade några risker alls!” och ”Nu har vi har kommit fram till bra åtgärder för att genomföra förändringen”, visar på en viktig insikt om riskerna, säger Susanne Roos.

När riskerna är identifierade och åtgärdslistan är framtagen kommer den stora utmaningen att jobba vidare med åtgärderna. Ett steg i det är att visa vilken effekt det rekommenderade åtgärderna förväntas ha på riskerna. Det tydliggör vikten av att dessa genomförs och följs upp.

Helena Wadsten poängterar att riskgranskningarna ger resultat.

– Vi fångar upp många saker och ser att vi verkligen har nytta av att identifiera riskerna och agera utifrån det. Nu kommer vi att utvärdera det arbete vi har gjort under några år och se vilka bitar vi kan göra ännu bättre, säger Helena Wadsten.

Vad säger lagen?

AFS 2001:1 Systematiskt Arbetsmiljöarbete:

Riskbedömning, åtgärder och uppföljning
8 § Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet.

När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas.
Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte.

 

Av: Helén Kim

Sidan skapad: 28 maj 2013